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Travail autonome

S'immatriculer au Registraire des entreprises : quand c'est obligatoire

Par · Publié le · 8 min de lecture

Un travailleur autonome debout près de son camion

Tes cartes d'affaires viennent d'arriver : « Les Pelouses Impeccables », en lettres vertes, avec ton numéro de cellulaire. Tu es fier. Puis une question te chicote : as-tu le droit d'utiliser ce nom sans t'être immatriculé? Réponse courte : pas sans t'immatriculer dans les 60 jours. Voici quand l'immatriculation d'une entreprise au Québec est obligatoire, quand elle est facultative, comment la faire en ligne et ce que te donne le NEQ.

La règle de base : ton nom, ou un autre nom

Tu travailles seul, à ton compte, sans société? Pour le Registraire des entreprises, tu es une « personne physique qui exploite une entreprise individuelle ». La règle tient en une phrase : si tu fais affaire sous un nom qui ne comprend pas ton nom de famille et ton prénom, tu dois t'immatriculer dans les 60 jours suivant le début de tes activités. Si tu travailles sous ton prénom et ton nom de famille, l'immatriculation est facultative.

Quelques exemples pour une peintre qui s'appelle Julie Tremblay :

Nom utiliséImmatriculationPourquoi
Julie TremblayFacultativePrénom et nom de famille
Peinture TremblayObligatoireIl manque le prénom
Les Pinceaux de JulieObligatoireIl manque le nom de famille
Peinture ExpressObligatoireAucun des deux

Le nom compte partout où tu l'utilises : camion lettré, cartes d'affaires, soumissions, factures. Ce nom doit être en français, ne pas induire les gens en erreur et ne pas prêter à confusion avec celui d'une autre entreprise. Ce qui suit est de l'information générale ; pour un cas limite, le Registraire des entreprises peut te répondre.

À faire tout de suite : écris sur une feuille tous les noms que tu utilises (camion, cartes, factures, réseaux). Si un seul ne contient pas ton prénom et ton nom de famille, tu as 60 jours à partir du début de tes activités.

Les autres cas où c'est obligatoire

Le nom n'est pas le seul déclencheur. Dès que tu t'associes ou que tu changes de forme juridique, les règles changent. Voici les cas qui touchent le plus souvent les gens de métier :

SituationImmatriculationDélai ou remarque
Entreprise individuelle sous un autre nom que le tienObligatoire60 jours après le début des activités
Point de vente de tabac ou salon de bronzage, même sous ton nomObligatoire30 jours après le début des activités
Société en nom collectif (S.E.N.C.)Obligatoire60 jours après le début des activités
Société en commanditeObligatoireDès sa création
Société par actions québécoise (« inc. »)AutomatiqueLe Registraire l'immatricule à la constitution ; le certificat de constitution coûte 397 $ au tarif régulier

Un cas fréquent dans les métiers de services : deux beaux-frères qui lancent ensemble une entreprise de déneigement, sans s'incorporer. Selon la façon dont ils s'organisent, ils peuvent former une société en nom collectif, qui doit être immatriculée. Une vérification auprès du Registraire ou d'un juriste vaut la peine. Tu hésites entre rester seul, t'associer ou t'incorporer? Notre guide Devenir travailleur autonome au Québec : les étapes, de A à Z compare les options, étape par étape.

À faire tout de suite : si tu partages des clients, de l'équipement ou des profits avec quelqu'un, note-le noir sur blanc et vérifie ta forme juridique avant la première facture commune.

Facultatif ne veut pas dire inutile

Si tu travailles sous ton prénom et ton nom de famille, tu peux quand même t'immatriculer de façon volontaire. Attention : une fois immatriculé, tu as les mêmes obligations qu'une entreprise tenue de le faire, dont la déclaration de mise à jour annuelle. Ce n'est pas un engagement énorme, mais c'en est un.

Pourquoi le faire quand même? Tu obtiens un NEQ, que plusieurs organismes publics utilisent pour identifier les entreprises, et ton entreprise apparaît dans le registre public, que n'importe qui peut consulter gratuitement. Un gestionnaire d'immeubles qui veut savoir à qui il a affaire peut y trouver ton dossier. Et si tu changes de nom d'entreprise plus tard, ton NEQ te suit.

  • À faire : t'immatriculer avant d'imprimer quoi que ce soit avec un nom d'entreprise.
  • À faire : chercher ton futur nom dans le registre pour éviter un nom semblable à celui d'une autre entreprise.
  • À éviter : t'immatriculer « pour faire sérieux », puis oublier la déclaration annuelle.
  • À éviter : confondre immatriculation et permis : elle ne remplace ni une licence de la Régie du bâtiment ni une carte exigée sur un chantier.

À faire tout de suite : si tu hésites, pose-toi une seule question : « Vais-je utiliser un autre nom que le mien dans la prochaine année? » Si oui, immatricule-toi maintenant plutôt que de relettrer ton camion plus tard.

Les étapes en ligne, pas à pas

Pour une personne physique, tout se fait en ligne à partir de Québec.ca. Prépare tes renseignements à l'avance.

  1. Choisis et vérifie ton nom. En français, pas trompeur, pas semblable à celui d'une autre entreprise. Fais une recherche dans le registre des entreprises.
  2. Prépare tes renseignements. Nom, prénom, date de naissance (elle n'est pas rendue publique), adresse du domicile, tes deux principales activités avec leur code d'activité économique (CAE) et le nombre de salariés au Québec. Si tu ne veux pas que ton adresse de domicile soit publiée, tu peux déclarer une adresse professionnelle, si tu en as une.
  3. Remplis le service en ligne. Il s'appelle « Produire la déclaration d'immatriculation d'une personne physique ».
  4. Paie. 41 $ au tarif régulier, ou 61,50 $ en traitement prioritaire. Par carte de crédit à l'étape « Accusé de réception », ou avec un bordereau : chèque ou mandat par la poste, ou en personne dans un bureau de Services Québec. Le paiement doit arriver dans les 10 jours ouvrables ; la demande est traitée seulement après.
  5. Reçois ton NEQ. Si tout est conforme, le Registraire t'attribue ton numéro et dépose ta déclaration. Tu es immatriculé.

Un détail qui fait gagner du temps : si tu as de 5 à 24 salariés, tu dois aussi déclarer la proportion de ceux qui ne peuvent pas communiquer en français au travail, même si c'est 0 %. Pour un déneigeur seul dans son tracteur, la case se coche vite.

À faire tout de suite : trouve le code CAE de ton activité principale (paysagement, peinture, entretien ménager…) avant d'ouvrir le formulaire. Tu éviteras de rester bloqué à la moitié.

Ce que te donne le NEQ (et ce qu'il ne fait pas)

Le numéro d'entreprise du Québec (NEQ) compte dix chiffres. Pour une personne physique, il commence par « 22 » et il est attribué à la personne, pas à l'entreprise. Si tu changes d'entreprise et de nom, tu réutilises le même NEQ en te réimmatriculant. Il sert à t'identifier auprès de plusieurs organismes, dont la CNESST, la Commission de la construction du Québec, l'Office de la protection du consommateur, la Régie du bâtiment du Québec, Revenu Québec et la SAAQ. Ton NEQ et les renseignements de ton entreprise deviennent consultables gratuitement en ligne.

Ce que le NEQ ne fait pas : il ne t'inscrit pas aux taxes. L'inscription à la TPS et à la TVQ est une démarche distincte, avec ses propres règles : TPS et TVQ : quand un travailleur autonome doit-il s'inscrire ?. Et avoir un NEQ ne règle pas à lui seul la question de ton statut : salarié ou autonome, ça dépend surtout de la façon dont le travail se fait (voir les critères).

Sur GPP Emploi, notre équipe vérifie le NEQ des entreprises au Registraire des entreprises ; un badge « vérifié » s'affiche ensuite. Les travailleurs autonomes y activent « Des contrats à mon compte » et répondent aux demandes de soumission avec leur prix. Tout est expliqué sur la page des autonomes, et tu peux créer ton profil d'autonome gratuitement.

À faire tout de suite : dès que tu as ton NEQ, ajoute-le à ton modèle de soumission et de facture. Un client qui veut vérifier n'aura pas à te le demander.

Après l'immatriculation : ce qui revient chaque année

Chaque année, même sans changement, tu dois produire une déclaration de mise à jour annuelle. Pour une personne physique, elle coûte 41 $, droits annuels d'immatriculation compris. Bonne nouvelle : si les renseignements au registre sont exacts, tu peux la faire en même temps que ta déclaration de revenus du Québec, en cochant la case prévue. Si quelque chose a changé, tu passes plutôt par le service en ligne du Registraire. Les droits annuels sont exigés si tu étais immatriculé au 1er janvier, sauf l'année de ta première immatriculation et la suivante : selon Revenu Québec, une première immatriculation en 2024 ou en 2025 ne donne aucun droit à payer pour 2025.

Un changement en cours d'année (adresse, nom, activité)? Tu as 30 jours pour produire une déclaration de mise à jour courante, sans frais. Tu arrêtes tes activités? La déclaration de radiation est aussi sans frais. Ce qui coûte cher, ce sont les oublis :

OubliConséquence
Déclaration annuelle en retardPénalité de 50 % des droits annuels
Droits impayésPénalité de 5 % du solde, plus 1 % par mois entier de retard, jusqu'à 12 mois
Pas d'immatriculation alors qu'elle est obligatoireAmende de 1 000 $ à 10 000 $ pour une personne physique (de 2 000 $ à 20 000 $ pour les autres entreprises), qui peut doubler en cas de récidive
Immatriculation manquante ou radiation d'officePossible perte du droit d'agir en justice

Ce dernier point est le plus sournois : le jour où un client refuse de payer ta facture de rénovation, tu ne veux pas découvrir que ton recours est compliqué par un formulaire de 41 $. À faire tout de suite : mets un rappel dans ton cellulaire pour la période des impôts : « cocher la case du registre des entreprises ».

Le mot de la fin

Choisis ton nom avant de lettrer ton camion. S'il ne contient pas ton prénom et ton nom de famille, immatricule-toi d'abord : 41 $ et un formulaire en ligne, c'est moins cher qu'un camion à relettrer.

Questions fréquentes

Est-ce obligatoire d'immatriculer son entreprise au Québec?

Oui pour la plupart des entreprises, mais pas pour toutes. Un travailleur autonome qui fait affaire sous son prénom et son nom de famille n'est pas obligé de s'immatriculer. S'il utilise un autre nom, ou s'il forme une société en nom collectif ou en commandite, l'immatriculation est obligatoire.

Combien coûte l'immatriculation d'une entreprise individuelle?

La déclaration d'immatriculation coûte 41 $ au tarif régulier, ou 61,50 $ en traitement prioritaire. Ensuite, la déclaration de mise à jour annuelle coûte aussi 41 $, droits annuels compris.

Quel est le délai pour s'immatriculer au Registraire des entreprises?

Une personne qui exploite une entreprise individuelle sous un autre nom que le sien a 60 jours après le début de ses activités. Le délai est de 30 jours pour un point de vente de tabac ou un salon de bronzage. Une société en nom collectif a aussi 60 jours.

Le NEQ remplace-t-il l'inscription à la TPS et à la TVQ?

Non. Le NEQ vient du Registraire des entreprises et sert à identifier ton entreprise auprès de plusieurs organismes. L'inscription aux taxes est une démarche distincte, avec ses propres règles.

Qu'arrive-t-il si je ne m'immatricule pas alors que c'est obligatoire?

Une personne physique s'expose à une amende de 1 000 $ à 10 000 $, qui peut doubler en cas de récidive. L'entreprise peut aussi perdre son droit d'agir en justice tant qu'elle n'est pas en règle.

Sources

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