Les outils d'IA dans le recrutement : ce que la loi exige des employeurs

Lundi, 7 h 30. Ton offre de préposé à l'entretien a attiré une pile de candidatures pendant la fin de semaine, et ton nouvel outil promet de les trier en deux minutes. Tentant. Puis, mercredi, un candidat écarté t'écrit : « Pourquoi pas moi? » Si personne n'a regardé son dossier, la loi québécoise te demande d'avoir une réponse. Voici ce qu'elle exige, et comment l'appliquer sans t'arracher les cheveux.

Où l'IA se glisse déjà dans ton recrutement

Tu n'as pas besoin d'avoir acheté un « logiciel d'IA » pour être concerné. L'intelligence artificielle se cache souvent dans des fonctions banales : un tri automatique des candidatures, un score de correspondance, un robot conversationnel qui pose des questions de présélection, un outil qui rédige ton offre ou qui propose des heures d'entrevue.

La loi ne s'intéresse pas à la marque de l'outil. Elle s'intéresse à ce qu'il fait avec les renseignements personnels des candidats, et surtout à une question : est-ce qu'une machine prend seule une décision qui touche une personne? Pour le portrait plus large de ce que l'IA change dans les métiers de services, lis L'IA va-t-elle remplacer les métiers de services ? Ce qui change vraiment.

• L'IA t'aide : elle rédige un brouillon d'offre, résume des candidatures, propose un ordre de lecture. Tu lis et tu décides.
• L'IA décide : elle rejette des candidatures ou ferme des dossiers sans qu'une personne ne les regarde.

À faire aujourd'hui : fais la liste de tous les outils qui touchent tes candidatures (formulaire, tri, messagerie, rédaction) et écris à côté de chacun : « aide » ou « décide ».

La règle de base : l'article 12.1 de la Loi 25

La Loi 25 a modifié la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. La plupart de ses dispositions sont en vigueur depuis le 22 septembre 2023, dont l'article 12.1 sur les décisions automatisées. Il s'applique quand tu utilises des renseignements personnels pour rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Dans ce cas, tu dois :

1. Informer la personne que la décision a été prise de façon automatisée, au plus tard au moment où tu l'informes de la décision.
2. Sur demande, lui dire quels renseignements personnels ont servi à la décision, les raisons et les principaux facteurs et paramètres qui y ont mené, et qu'elle a le droit de faire rectifier ces renseignements.
3. Lui donner l'occasion de présenter ses observations à un membre de ton personnel en mesure de réviser la décision.

Concrètement, le candidat écarté de mercredi a le droit de savoir qu'une machine l'a écarté, sur quelle base, et de parler à un humain capable de changer la décision. Pas à un autre robot.

À faire aujourd'hui : nomme la personne de ton équipe qui révisera les décisions automatisées, et prépare un court message type qui explique au candidat comment la joindre.

« Exclusivement automatisée » : est-ce que ça te concerne?

Le mot qui compte, c'est « exclusivement ». Si un humain regarde vraiment le dossier avant de trancher, l'article 12.1 ne vise pas cette décision. Mais attention au faux contrôle humain : cliquer « approuver » sur 80 refus d'un coup sans les lire, ça ressemble beaucoup à une décision de machine.

Situation	Décision exclusivement automatisée?
L'outil classe les candidatures, tu les lis toutes avant de choisir	En principe non : c'est toi qui décides
L'outil rejette d'office ceux qui n'ont pas coché « permis de classe 3 »	Probablement oui, si personne ne revoit ces dossiers
Un robot de présélection ferme le dossier après une mauvaise réponse	Probablement oui
L'IA rédige ton offre d'emploi	Non, aucune décision sur une personne

Les cas limites existent. Dans le doute, traite la décision comme automatisée : informer et offrir une révision humaine ne te coûte presque rien. Pour un cas précis, la Commission d'accès à l'information (CAI) ou un avocat peut t'éclairer.

À faire aujourd'hui : pour chaque outil marqué « décide », vérifie dans ses réglages s'il rejette des candidatures sans regard humain. Si oui, ajoute une étape de relecture ou applique l'article 12.1.

Les autres règles qui touchent tes outils

L'article 12.1 n'est pas seul. Un outil d'IA reste soumis à toutes les règles habituelles sur les renseignements personnels et sur la discrimination.

• Ne recueillir que le nécessaire (art. 5) : seulement les renseignements nécessaires aux fins que tu as déterminées avant de les recueillir. Un formulaire qui demande la date de naissance pour un poste de laveur de vitres, c'est non.
• Le profilage (art. 8.1) : si tu recueilles des renseignements au moyen d'une technologie qui permet d'identifier, de localiser ou de profiler une personne, tu dois l'en informer au préalable, ainsi que des moyens offerts pour activer ces fonctions.
• Un nouveau système (art. 3.3) : un projet d'acquisition ou de développement d'un système d'information qui touche des renseignements personnels exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, proportionnée à la sensibilité des renseignements.
• Un responsable (art. 3.1) : dans ton entreprise, la personne ayant la plus haute autorité est responsable de la protection des renseignements personnels; elle peut déléguer cette fonction par écrit.
• La Charte des droits et libertés de la personne : pas de discrimination à l'embauche (art. 16), et aucune question sur les motifs de l'article 10 (âge, sexe, grossesse, origine, état civil, handicap…) dans un formulaire ou en entrevue, sauf exceptions prévues (art. 18.1). Un outil qui écarte des gens selon ces motifs, même sans le vouloir, pose problème : c'est l'effet qui compte.

Les sanctions ne sont pas symboliques : selon Québec.ca, la CAI peut imposer des sanctions administratives allant jusqu'à 10 M$ ou 2 % du chiffre d'affaires mondial, et les amendes pénales peuvent atteindre 25 M$ ou 4 %. Tu recrutes aussi en Ontario avec 25 employés ou plus? Depuis le 1er janvier 2026, une offre affichée publiquement doit indiquer si l'IA sert à présélectionner, évaluer ou choisir les candidats.

À faire aujourd'hui : relis ton formulaire de candidature et biffe chaque question qui ne sert pas à décider si la personne peut faire le travail. Ton offre suit les mêmes règles : Rédiger une offre d'emploi qui attire des candidats (et qui respecte la loi).

Comment GPP Emploi applique ces règles

On a bâti la plateforme pour que l'employeur n'ait pas à deviner. Le jumelage repose sur un score de correspondance sur 100, toujours expliqué : métier 35, lieu 20, disponibilités 15, cartes 15, rémunération 10, langues de travail 5. Rien d'autre n'est utilisé : ni l'âge, ni le sexe, ni l'origine.

Le score classe; il ne rejette personne. Dans la banque, tu vois un profil anonyme (métiers, région, disponibilités, cartes) et c'est toi qui invites. Le travailleur accepte ou refuse, et s'il refuse, tu ne sauras jamais qui il est. La décision d'embaucher reste la tienne, du début à la fin.

Quand c'est le système qui décide, par exemple s'il retient une offre avant publication ou restreint un compte, la personne voit pourquoi et peut demander qu'une personne de notre équipe révise la décision, avec une réponse en 5 jours ouvrables. Dans « Mes données », le travailleur peut télécharger ses données ou effacer son profil. Tout est détaillé dans le fonctionnement et la politique de confidentialité.

À faire aujourd'hui : lis la page des employeurs et compare le jumelage expliqué avec ce que ton outil actuel te montre. Si tu ne peux pas expliquer un refus, ton candidat non plus.

Ta liste à cocher avant d'utiliser un outil d'IA

Pas besoin d'un service juridique pour partir du bon pied. Une demi-heure avec cette liste règle l'essentiel, que tu embauches un déneigeur, une préposée à l'entretien ménager ou un apprenti peintre.

À faire :

• Savoir quels renseignements l'outil utilise, et pourquoi chacun est nécessaire.
• Pouvoir expliquer en deux phrases pourquoi un candidat a été écarté.
• Prévoir une personne qui relit les refus automatiques et répond aux demandes de révision.
• Informer les candidats, dès le formulaire, qu'un outil automatisé intervient.
• Garder la même grille pour tout le monde.

À éviter :

• Les filtres sur l'âge, les « trous » de parcours ou l'adresse précise, qui peuvent écarter des gens pour de mauvaises raisons.
• Copier des candidatures complètes dans un outil grand public sans savoir où vont les données.
• Laisser l'outil envoyer des refus sans relecture. Un robot qui dit non à 3 h du matin, c'est efficace, mais pas très chaleureux.

Pour les usages de l'IA qui t'aident vraiment au quotidien, sans décider à ta place, lis L'IA pour les petites entreprises de services : 10 usages concrets dès demain.

À faire aujourd'hui : imprime cette liste, coche ce qui est déjà en place et choisis une seule case vide à régler cette semaine.

Le mot de la fin

L'IA peut trier, résumer et suggérer; la décision sur une personne doit rester explicable et révisable par un humain. Si tu peux expliquer chaque refus en deux phrases et nommer qui le révise, tu es déjà en bonne position.

Questions fréquentes

Un employeur peut-il utiliser l'IA pour trier des candidatures au Québec?

Oui : la Loi 25 n'interdit pas ces outils, elle encadre les décisions automatisées. Si une décision est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, l'employeur doit en informer le candidat, lui expliquer sur demande les renseignements utilisés et les principaux facteurs, et lui permettre de présenter ses observations à une personne capable de réviser la décision.

Qu'est-ce qu'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé?

C'est une décision prise par un système sans intervention humaine réelle, par exemple un rejet automatique de candidature. Si une personne examine vraiment le dossier avant de trancher, la décision n'est pas exclusivement automatisée. Pour un cas précis, renseigne-toi auprès de la Commission d'accès à l'information.

Quelle est la sanction si on ne respecte pas la Loi 25?

Selon Québec.ca, la Commission d'accès à l'information peut imposer aux entreprises des sanctions administratives pécuniaires allant jusqu'à 10 M$ ou 2 % du chiffre d'affaires mondial. Les sanctions pénales peuvent atteindre 25 M$ ou 4 % du chiffre d'affaires mondial.

Faut-il indiquer dans une offre d'emploi qu'on utilise l'IA?

Au Québec, la loi exige d'informer la personne d'une décision automatisée au plus tard au moment où on lui communique la décision. En Ontario, depuis le 1er janvier 2026, les employeurs de 25 employés ou plus doivent l'indiquer dans les offres affichées publiquement. L'indiquer dès l'offre reste une bonne pratique partout.

Un outil d'IA peut-il discriminer des candidats?

Oui, s'il a été réglé ou entraîné de façon à écarter des personnes selon un motif protégé par la Charte, comme l'âge, le sexe ou l'origine. La Charte vise l'effet de la distinction, pas seulement l'intention. L'employeur reste responsable de l'outil qu'il choisit d'utiliser.

Sources

• P-39.1 - Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé
• C-12 - Charte des droits et libertés de la personne
• Loi 25 sur la protection des renseignements personnels des citoyens du Québec - Entrée en vigueur de nouvelles dispositions qui font du Québec un chef de file mondial
• Requirements related to publicly advertised job postings